Każda firma, zarówno mała, jak i duża, lokalna i globalna korporacja potrzebują narzędzi IT, aby efektywnie funkcjonować. To już nie jest opcja, ale konieczność, aby praca była sprawna, można było nadążyć za zleceniami, a pracownicy lepiej patrzyli na nas jako obecnego i przyszłego pracodawcę. Dodatkowo, prawo coraz częściej pozwala lub nawet wymaga dopełniania formalności w sposób elektroniczny. Jednak warto pamiętać, że dotyczy to także przedsiębiorstw, których właściciele nie zawsze wiedzą, co z infrastruktury IT tak naprawdę potrzebują. Czasami nie doceniają inwestycji w określony sprzęt, a niekiedy wbrew przeciwnie - kupują elementy, które nie są aż tak istotne w ich przypadku.
Dzisiaj trochę się nad tym pochylimy i podamy propozycję tego, jaki zestaw sprzętowy IT byłby odpowiedni dla firm o danym profilu działalności. Wyjątkowo nie będziemy dzisiaj zajmować się oprogramowaniem, ale właśnie hardwarem i to związanym typowo z informatyką. Pominiemy przy tym oczywiste komponenty, jakimi są komputery (w tym laptopy) oraz peryferia w postaci klawiatur, myszek oraz monitorów. To przecież nudne, kto by o tym czytał.
Router
Żadna firma nie będzie funkcjonować optymalnie bez choć prostej informatyzacji, ale bez Internetu trudno sobie w ogóle wyobrazić teraz życie. Przedsiębiorstwa załatwiają dzisiaj wiele spraw przez sieć i nie ma co ukrywać, że dobry i stabilny dostęp do globalnej wioski jest sprawą priorytetową lub jedną z ważniejszych przy organizacji środowiska pracy.
Firmy pracujące stacjonarnie i wynajmujące lokal najczęściej mają doprowadzony Internet w postaci kabla, natomiast nawet przy połączeniu radiowym szybko staje się jasne, że nie tylko jeden komputer (a właściwie jedno urządzenie) będzie korzystać z sieci. Trzeba ją doprowadzić do wielu maszyn, a w dobie laptopów oraz przemieszczania się z nim, optymalnym rozwiązaniem będzie choćby prosty router, który będzie służył jako punkt dostępowy dla sieci Wi-Fi. Taki sprzęt, w zależności od wersji i możliwości, można nabyć już od 150 zł i konfiguracja jest dość łatwa. Oczywiście, należy wziąć pod uwagę warunki - zdarza się, że w mniej wymagających firmach Internet pochodzi z karty SIM oraz transferu danych i wówczas konieczne staje się nabycie routera z miejscem na taką kartę. Nie warto też oszczędzać na routerze i kupować najtańszy model - solidny Internet udostępniany nieprzerwanie jest ważniejszy niż zaoszczędzenie 200 zł na urządzeniu, które wytrzyma kilka lat. Z drugiej strony, router nie od razu musi być luksusowym sprzętem za tysiące złotych. Warto przemyśleć, czego tak naprawdę wymagamy od Internetu i czy będziemy np. pobierać duże pliki od klientów.
W zależności od wielkości firmy i liczby zajmowanych pokojów, jeden router może nie wystarczyć. Pamiętajmy, że sieć Wi-Fi ma dość spory zasięg, ale nie jest aż tak duży, jak zwykle myślimy, a ściany i inne blokady nie pomagają. Dlatego w większych firmach warto nastawić się na kupienie dodatkowych repeaterów czy routerów, z których każdy będzie dalej rozgłaszał połączenie. Oczywiście, sieć Wi-Fi jest wygodna, ale nie jest obowiązkowa - jak najbardziej przynajmniej część infrastruktury można oprzeć o kable ethernetowe i wówczas przydać mogą się nie tylko routery, ale także switche, zapewniające więcej portów do podłączenia lub przedłużenia zasięgu. Naturalnie, oznacza to też nabycie odpowiednio długich kabli - niby proste, ale z doświadczenia wiemy, że nie zawsze się o tym pamięta.
Przy okazji warto wspomnieć o dwóch aspektach związanych z infrastrukturą sieciową w firmie, które warto rozpatrzeć. Pierwsza to stały adres IP. Wielu dostawców Internetu zapewnia taką usługę za dodatkową opłatą (np. 10 zł miesięcznie), a daje ona to, że adres internetowy przyznawany danemu routerowi (choć tutaj można to utożsamiać z firmą) jest na zewnątrz zawsze taki sam. Ma to znaczenie przy udostępnianiu pewnych zasobów światu (np. firmie IT, która nas obsługuje) lub przy dostępie do zasobów innych firm. Wiele razy jako firma mieliśmy sytuację, iż dostęp do pewnego serwera dostawaliśmy tylko na określony adres IP - bez tego potrzebne są kombinacje z VPN-em. Choć gwoli ścisłości warto wspomnieć tutaj także o czymś, co nazywa się DDNS (ang. Dynamic Domain Name System) i może pomóc w przypadku, kiedy firma nie posiada stałego IP, a chce mieć możliwość dostania się do zasobów wewnętrznych spoza biura. Tym niemniej, firmom IT lub spółkom korzystającym z profesjonalnego i "poufnego" oprogramowania na zewnętrznych serwerach polecam choćby rozważyć zarezerwowanie takiego stałego adresu.
Druga sprawa to udostępnienie sieci Wi-Fi dla gości. Firmy często przyjmują swoich klientów lub partnerów, a że podczas spotkań bardzo często wyciąga się laptopy i wykorzystuje Internet do weryfikowania informacji lub robienia notatek, w dobrym tonie jest udostępnienie pewnego (odizolowanego) framgmentu sieci wizytującym, aby mogli korzystać z Internetu. Nie wszystkie routery mają tę funkcję, więc warto to wcześniej sprawdzić, jeśli chcemy taki tryb aktywować.
Drukarka
Praca w biurze często kojarzy się z drukarkami, najczęściej dużymi, wręcz stojącymi. Obecnie często słyszy się o podejściu paperless, ograniczającymi zużycie papieru na rzecz przechowywania wszystkiego w chmurze lub ogólnie w formie elektronicznej. I chociaż idea ma swoje zalety (także dla środowiska), to z doświadczenia wiemy, że jeszcze długo drukarki będą potrzebne. I to nie tylko do drukowania.
Zbyt często widzimy, że na równi z drukowaniem, potrzebne są funkcje kserowania oraz skanowania. W związku z tym uważamy, że przy prowadzeniu firmy warto zainwestować w urządzenie wielofunkcyjne, które zapewni pełną obsługę (oczywiście, nie do przesady - nikt nie będzie codziennie kserował prac magisterskich) oraz powinno wystarczyć na długi czas. Dodatkowo, jeśli biuro jest większe niż jeden pokój o kilku metrach kwadratowych, a z urządzenia będzie korzystać więcej niż jedna osoba, to polecamy drukarkę z możliwością obsługi sieci przez Wi-Fi. Zdecydowanie zaoszczędzi to nerwów i przyspieszy operacje.
Warto wspomnieć o tym, że jeżeli zapotrzebowanie firmy na drukarki jest ogromne, to nie zawsze jedyną opcją jest ich kupienie na własność oraz samodzielne utrzymywanie. Istnieją firmy świadczące usługi w zakresie dostarczenia oraz serwisowania takiego sprzętu, a także dzierżawy urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych. Dla małego biznesu nie ma to sensu, ale w przypadku molochów lub zakładów bardzo często korzystających z obiegu papierowego, warto zainteresować się tą opcją.
Pamięci zewnętrzne
Teraz coś ze sprzętu o mniejszych rozmiarach i tym samym czasami pomijanego przy ustalaniu budżetu. Efekt jest taki, że gdy pendrive jest potrzebny, to zazwyczaj nie ma go w pobliżu lub jest "zajęty". A czasem trzeba przekazać pewne pliki klientowi lub wykonawcy w bezpieczny sposób i bezpośrednio, o czym pisaliśmy w kontekście kodu źródłowego. Takie sytuacje nadal się zdarzają i tutaj też czasy się zmieniły - kiedyś dość często przekazywaliśmy kod klientom na płytach DVD (w związku z czym potrzebna była nagrywarka, a tymczasem producenci laptopów powoli rezygnowali z napędów).
Z kolei nie zawsze wystarczające miejsce na laptopach sprawia, że, co prawda rzadziej niż pendrive'y, ale dysk zewnętrzny również czasem się przydaje i nigdy go nie ma wtedy, kiedy akurat jest potrzebny. Jest to też dobre miejsce do backupowania ważnych plików (poza tworzeniem kopii zapasowych online). Jeśli nasza firma obsługuje dużą ilość danych lub pliki o dużym rozmiarze, warto mieć jeden taki dysk na podorędziu.
Jeszcze wracając do kwestii pendrive'ów - mogą stanowić również narzędzie marketingowe, szczególnie jeśli zdarza nam się rozdawać pamięci przy okazji konferencji lub klientom. Wystarczy zamówić urządzenia z nadrukowanym (lub wręcz wygrawerowanym) logo naszej firmy oraz danymi kontaktowymi.
Network Attached Storage (NAS)
Nawiązując do poprzedniej sekcji, to jeśli naprawdę często pracujemy na plikach, których kopie bezpieczeństwa chcemy utrzymywać i - co więcej - robi tak u nas wiele osób, przekazując sobie również w ten sposób informacje, to warto rozważyć zakup NAS-a. Jest to droższe urządzenie niż dysk zewnętrzny, ale ma dużo więcej możliwości. Jest to de facto wewnętrzny serwer, służący najczęściej jako dysk sieciowy, do którego pracownicy mają dostęp albo bezpośrednio z systemu operacyjnego, albo poprzez stronę internetową. Można go zabezpieczyć, nadając różne uprawnienia użytkownikom i podpiąć do sieci lokalnej (kłania się tutaj sekcja o routerze).
Jednak możliwości NAS-a, w zależności od modelu, są często znacznie większe. Takie urządzenie ma swój system operacyjny, który pozwala instalować wiele aplikacji z dedykowanej strony producenta i w ten sposób NAS może stać się nawet serwerem HTTP, serwerem bazy danych czy służyć jako inna usługa. Ponadto, oprogramowanie najczęściej umożliwia ustawienie automatycznej synchronizacji plików z wyznaczonym folderem danego użytkownika, dzięki czemu nie trzeba martwić się o ręczne tworzenie i przesyłanie kopii zapasowych.
Także jeśli Twoja firma bazuje na plikach przekazywanych sobie nawzajem, macie ich dużo i dodatkowo martwicie się o kopie zapasowe, to warto rozważyć zakup NAS-a - najpopularniejsi producenci to Synology oraz QNAP.
Uninterruptible Power Supply (UPS)
Czasami martwimy się o swoje dane, ale nie z powodu ataków czy zaniedbań, tylko częstych awarii prądu w naszej okolicy. Zresztą, nie muszą być częste - brak napięcia raz na dwa lata, lecz w krytycznym momencie może być bardzo bolesny dla naszego biznesu, kiedy akurat chcemy np. wysłać ważnego maila do klienta. W przypadku, kiedy tego się obawiamy, warto zainwestować w UPS, a więc tzw. awaryjny zasilacz, którzy utrzyma zasilanie dla naszego komputera bądź routera przez pewien czas, dzięki czemu będziemy mogli dokończyć pracę lub zachować pliki także w momencie awarii.
Drobny osprzęt - kable, podstawki
Przy tej okazji warto wymienić kilka innych rzeczy, które są drobniejsze, ale czasem są wręcz bardziej pożądane przez pracowników niż duże urządzenia. Należy do nich zaliczyć np. kable USB, zarówno micro, jak i typu C. Nie zliczymy momentów, kiedy ktoś chciał podładować telefon lub podłączyć go do komputera w celu zgrania zdjęć, a żaden przewód akurat nie był wolny lub nie można było go znaleźć. Warto mieć w zapasie po 1-2 takie kable, podobnie jak kostki do ładowania. O listwach już nawet nie wspominamy.
Wiele osób przyzwyczaiło się również do podstawek pod laptopa, które zdecydowanie poprawiają komfort pracy - domyślna pozycja rąk nad klawiaturą w laptopie nie jest dla ludzi zdrowa i lepiej zainwestować albo w osobną klawiaturę, albo właśnie podstawki. Te dodatkowo podnoszą ekran komputera przenośnego, a także chłodzą go, co w przypadku potężnych jednostek może być zbawienne.
Wreszcie, niektórzy bardzo cenią sobie prywatność. Do tego stopnia, że wykorzystują fizyczne zaślepki na kamery w laptopie, co poprawia komfort psychiczny danej osoby.
Czy potrzebuję osobnego serwera w firmie?
W większości przypadków odpowiedź brzmi: nie. Wszystko zależy od potrzeb, jednak rzadko pojawia się sytuacja, w której firma faktycznie potrzebuje u siebie takiej potężnej maszyny lub komputera służącego jako serwer. W przypadku chęci przechowywania i współdzielenia plików bardziej ekonomicznym i wystarczającym rozwiązaniem będzie opisywany wcześniej NAS, natomiast do hostowania wewnętrznych systemów lub naszej strony internetowej lepszym wyborem będzie wykupienie zewnętrznego serwera wirtualnego lub nawet dedykowanego. W tym drugim przypadku jest to kwestia nie tylko ceny, ale też wygody - fizyczne utrzymanie i zarządzanie serwerem nie jest dla każdego i jeśli nie jesteśmy korporacją lub nie przetwarzamy bardzo wrażliwych danych, których nie można utrzymywać na zewnętrznych maszynach, to inwestowanie w wewnętrzny, fizyczny serwer wydaje się zbędne.
Osobną kwestią jest natomiast dostęp do zasobów firmy z zewnątrz, czyli możliwość dostania się do sieci lokalnej z domu. W tym momencie pojawia się temat serwera VPN, który takie połączenie umożliwia. I faktycznie, można go skonfigurować na wydzielonym komputerze, aczkolwiek również NAS-y często mają taką możliwość. Niezależnie od opcji, należy pamiętać, że w takiej sytuacji potrzebne jest wystawienie stałego adresu (IP lub domenowego) na zewnątrz.
Czy potrzebuję informatyka w firmie?
W wielu większych firmach i urzędach funkcjonują informatycy zajmujący się wewnętrzną infrastrukturą i będący zarówno administratorami, jak i osobami od sprzętu oraz kontaktu z dostawcami technologicznymi. Powstaje zatem pytanie, czy taki etat (lub etaty) potrzebne są każdej firmie. I ponownie odpowiedź brzmi: nie.
Małe firmy w wielu przypadkach nie potrzebują osobnej osoby do tego, chyba że mają bardzo rozbudowaną infrastrukturę IT i kilka serwerów, liczne, dziwnie podłączone routery, dodatkowe zabezpieczenia itd. Jednak statystycznie zawsze znajdzie się ktoś w firmie, kto potrafi ustawić wszystko jak trzeba i - co tutaj dużo mówić - najczęściej działa to wtedy "samo z siebie". Natomiast faktycznie problem pojawia się w przypadku, kiedy awarie są częste lub żaden pracownik nie ma wiedzy o tym, jak np. podłączyć router. Wówczas jednak warto zdać się na usługi serwisowe zewnętrznej firmy, która profesjonalnie skonfiguruje sieć oraz sprzęt i będzie reagował na zgłoszenia. Lub poprosić kogoś znajomego, który zrobi to po kosztach.
Natomiast informatycy na etacie (oczywiście, w biznesach nieinformatycznych) są potrzebni albo w dużych przedsiębiorstwach z licznymi elementami infrastruktury (nierzadko przekraczającymi setkę urządzeń), albo w firmach, w których taka infrastruktura ma krytyczne znaczenie, albo kiedy spółka realizuje liczne zamówienia i dostawy sprzętu. Wówczas nawet jedna osoba może nie wystarczyć do obsługi takiego otoczenia IT, natomiast także tutaj istnieje możliwość wynajęcia zewnętrznej firmy usługowej, która zadba o sferę informatyczną np. w zakładzie produkcyjnym.
Podsumowanie
Czy infrastruktura IT w firmie musi być zaawansowana? Wcale nie - w podstawowym przypadku wystarczy router i drukarka, które każdy ustawi we własnym zakresie, nawet posiłkując się instrukcją. W większych biurach sprawa się komplikuje, ale zawsze istnieje możliwość albo wynajęcia zewnętrznej firmy do obsługi sprzętu, albo wyznaczenia do tego jednej osoby. Nie jest to jednak czarna magia, a warto zainteresować się podstawami, gdyż różnorakie urządzenia są dzisiaj po prostu niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa, jak i po prostu w życiu. Podobnie, jak oprogramowanie, ale o nim może innym razem.
Pozdrawiam i dziękuję - Jakub Rojek.