Jak robić dobre notatki na spotkaniach?

10 lutego 2022
Jakub Rojek Jakub Rojek
Zdjęcie autorstwa Davida Travisa na Unsplash (https://unsplash.com/photos/5bYxXawHOQg)
Kategorie: Zarządzanie

Wielu z nas zna to uczucie - umawiane jest spotkanie (lub telekonferencja), pojawiają się przedstawiciele klienta oraz wykonawcy, następuje przedstawienie nowych uczestników i rozpoczyna się rozmowa o projekcie IT. W zależności od etapu, może to być przekazanie szczegółów procesu biznesowego przez zleceniodawcę, seria pytań i odpowiedzi, omówienie makiet, analiza obecnego etapu prac, ocena wydania lub pomysły na rozwój. Niezależnie od celu, z tak wspólnie spędzonego czasu każdy wychodzi z pewnymi wnioskami, przemyśleniami, pytaniami i ogólnie obrazem sytuacji. I tutaj zaczyna się grząski grunt.

Nietrudno sobie wyobrazić, że o ile na spotkaniu wszyscy przytakują i starają się wzajemnie rozwiewać swoje wątpliwości, to refleksje uczestników po tym wspólnym czasie mogą być rozbieżne. A to prowadzi do późniejszych nieporozumień i problemów na dalszych etapach. Jednak to nie jest jedyne ani nawet największe zagrożenie - groźniejszy jest fakt, że poza uczestnikami spotkania nikt nie ma informacji o tym, co zostało na nim ustalone, a co może być potrzebne w projekcie. A jeśli dodamy do tego to, że ludzka pamięć bywa zawodna, nad systemem IT pracuje wiele osób, a realizacja trwa wiele miesięcy, to jasno widzimy, że nie ma zmiłuj i konieczne są trwałe podsumowania spotkania w postaci notatek.

Raczej nikt tego nie kwestionuje i wszyscy zdają sobie z tego sprawę od początku czytania tego tekstu, natomiast widziałem już różne notatki i wiem, że nie zawsze są one tak dobre, jak mogłyby być. W tym tekście postaram się dać parę wskazówek, jak podejść do ich tworzenia, aby mogły jak najlepiej posłużyć pracom nad projektem.

Przed spotkaniem

Zacznijmy od przygotowań do samego spotkania. Jest to równie ważny etap, jak samo wydarzenie, gdyż pozwala uporządkować plan rozmów i uczynić je bardziej efektywnymi. To jest jednak temat na osobny artykuł, natomiast teraz skupmy się na tym, co jest istotne z punktu widzenia notatek.

Przede wszystkim, nie zakładajmy, że wszyscy "coś" zapiszą i potem się to skompiluje. Zazwyczaj jest tak, że niektórzy więcej rozmawiają i odnajdują się w dyskusji, a inni lepiej notują. Warto to wziąć pod uwagę i wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną (i odnajdującą się w tym) za sporządzanie notatek na spotkaniu - tzw. skrybę. Oczywiście, nie oznacza to, że inni nie mają nic robić w tym zakresie, jednak to ta jedna osoba powinna skupić się na zapisywaniu tego, co się dzieje i w mniejszym stopniu uczestniczyć w rozmowie. Co prawda, czasem nie ma wyjścia i wymagane jest jednoczesne aktywne dyskutowanie oraz zapisywanie, jednak zwykle warto skupić się na jednej z tych czynności lub ograniczyć swoje "wystąpienia". Tutaj może ratować nas jeszcze fakt, że po uczestnictwie w dyskusji, podczas której nie mogliśmy pisać, zostają jeszcze myśli w głowie - będzie to częścią jednego z poniższych rozdziałów.

W zależności od etapu prac, obie strony zapewne mają jakieś pytania - warto je spisać (i to w takiej formie, w jakiej chcielibyśmy je zadać) oraz posortować "obszarowo", aby przechodzić stopniowo z jednej kategorii do drugiej. To dość proste spostrzeżenie, ale istotne i to z paru powodów:

  • nie pozwala zapomnieć o jakiejś sprawie podczas dyskusji,
  • w przypadku, kiedy spotkanie zostanie odwołanie, a mamy jakieś wątpliwości niecierpiące zwłoki, można je od razu przesłać mailem,
  • po udzieleniu odpowiedzi na spotkaniu, można je od razu zapisywać pod poszczególnymi pytaniami, co ułatwi późniejsze porządkowanie notatek,
  • świadczy o profesjonalnym podejściu do spotkania.

Oczywiście, spotkanie może inicjować projekt i wtedy spodziewamy się na nim, że klient opowie o specyfice swojej pracy oraz głównych problemach, co będzie stanowiło materiał do dalszej analizy. Natomiast warto wcześniej zrobić choćby małe badanie i poczytać o firmie klienta, aby nie czuć się zupełnie zagubionym podczas samej rozmowy. Nie jest to coś, co stricte dotyczy notatek, ale na pewno zrobi dobre wrażenie, ułatwi orientację podczas samego spotkania, a to pomoże w sporządzeniu czytelniejszych zapisów.

Jeszcze jedna uwaga - warto zawczasu utworzyć sobie plik tekstowy z odpowiednią nazwą (w której powinna być data) i zawartością (pustą lub zawierającą nasze pytania). Niby to nic, ale na samym spotkaniu po prostu korzystamy z tego już odpowiednio przygotowanego pliku i oszczędzamy w ten sposób kilka sekund. Nie ma niczego komfortowego w sytuacji, w której przez całe spotkanie zapisywaliśmy wszystko w jednym pliku, rozmowa się kończy, musimy szybko zamykać laptopa, a tutaj jeszcze program pyta nas o nazwę pliku i lokalizację zapisu.

Na spotkaniu

Jeśli wyznaczyliśmy jedną osobę do roli skryby, to jest ona odpowiedzialna za zapisywanie jak największej liczby uwag, które padną na spotkaniu. Co istotne, nie chodzi tylko o rzeczy nieoczywiste lub nowe, ale także takie, z których zapisujący zdawał sobie sprawę - pomoże to w konstrukcji końcowych notatek, które przecież będą użyteczne także dla osób nieuczestniczących w rozmowie, a które mogą mieć inny punkt widzenia. Mówiąc wprost - staramy się notować jak najwięcej.

Istnieje wiele programów, w których można zapisywać swoje przemyślenia, więc podam, jak to wygląda u mnie. Do notowania osobiście używam Notepada++, nie tylko dlatego, że jest ulepszonym notatnikiem, ale także dlatego, że w przypadku przypadkowego zamknięcia, dane nadal zostają w pamięci programu. Co nie oznacza, że nie powinniśmy wyrobić sobie nawyku wciskania CTRL+S - jest to bardzo użyteczne.

Oczywiście, w grze pozostaje też współdzielony dokument w Google Docs, w którym wiele osób może naraz notować, aby skryba mógł potem to wszystko łatwiej zebrać. Natomiast nie każdy lubi używać tego typu edytorów, a w dodatku nie zawsze na miejscu jest dostęp do Internetu.

Pewien problem następuje podczas spotkań online, w których jednocześnie chcielibyśmy widzieć twarze rozmówców oraz notować, a nie mamy akurat do dyspozycji dwóch monitorów. W takim wypadku po prostu zmniejszam ekran edytora lub dzielę monitor na dwie części, przypinając wideokonferencję do lewej, a plik tekstowy do prawej. Jednak większym problemem jest sytuacja, w której jesteśmy na spotkaniu na żywo, chcemy coś prezentować i nie mamy do dyspozycji osobnego monitora lub z pewnych powodów nie chcemy włączyć rozszerzenia ekranu (np. dlatego, że drugi monitor jest zbyt daleko, a my mamy słaby wzrok). W takim wypadku albo zajmujemy strategiczną pozycję na spotkaniu (aby być jak najbliżej obu ekranów), albo na ten moment prosimy o robienie notatek przez drugą osobę. Jeśli nie jest to możliwe, to cóż - albo pozostaje nam wyświetlenie naszych zapisków na ogólnodostępnym ekranie, albo liczenie na swoją pamięć.

I przede wszystkim, powtórzmy jeszcze raz - zapisujmy wszystko, co wydaje się istotne lub porządkujące, nawet kosztem czystości notatek. Po to jest kolejny etap.

Po spotkaniu

Nikt rozsądny nie oczekuje, że notatki zostaną dostarczone od razu po spotkaniu. To oczywiste, że jeśli chcemy, aby nam posłużyły na dłuższy czas (a taki jest cel), to trzeba je uporządkować, na co potrzeba "chwili". Jednak jest tutaj haczyk - warto to zrobić tego samego dnia, w którym odbyło się spotkanie lub ew. dzień później. Dlaczego?

Ponieważ wtedy możemy liczyć jeszcze na naszą pamięć oraz emocje, które nam towarzyszyły w poszczególnych momentach (a które przywołujemy sobie podczas przeglądania naszych zapisów). Nagle okaże się, że już "czyste" notatki zostaną wzbogacone o nasze inne spostrzeżenia, których nie zapisaliśmy, ale przypomnieliśmy sobie. Oczywiście, należy mieć do tego pewien dryg redakcyjny, jednak przygotowane w ten sposób podsumowanie spotkania może stać się pełniejsze i nawet opowiadać pewną historię, odwzorowując porządek dyskusji. Zwłaszcza, jeśli podzielimy punkty na poszczególne kategorie, dzięki którym łatwiej będzie się odnaleźć czytającemu.

Czy warto od razu wysyłać notatki po ich sporządzeniu? Czasami nawet trzeba, ale jeśli mamy trochę czasu, warto nasze uporządkowane zapisy zostawić na kilka godzin lub jeden dzień. Jeśli pełnimy też rolę analityczną, to bardzo możliwe, że w tym czasie nasz mózg naturalnie podświadomie zacznie myśleć nad tym, czego byliśmy świadkami i pojawią się ciekawe pytania, wnioski i refleksje (tzw. refleksje pospotkaniowe). Te jak najbardziej też mogą stanowić element notatki, a przy okazji postawić nas w dobrym świetle - podsumowanie będzie nie tylko relacją, ale i od razu odpowie na pewne wątpliwości i popchnie sprawę do przodu.

Nie ma też potrzeby przygotowywania notatki wysmakowanej graficznie. Kiedyś pracowałem z kolegą, który po spotkaniu zapiski porządkował... trzy dni. Okazało się, że zrobił z tego w pełni kolorową i sformatowaną prezentację z PowerPointcie. O ile trzeba docenić zapał do takiej pracy, o tyle jest to zupełnie niepotrzebne - nie dość, że zajmuje dużo czasu, to jeszcze nie jest to forma, którą można wstawić np. na firmowe wiki i później łatwo wyszukiwać interesujące nas fragmenty. Notatka nie musi być piękna - musi być schludna, czysta i przejrzysta. Jak najbardziej możemy zostać przy formie tekstowej, gdyż jest ona wystarczająca, a ponadto zwykle jest też wysyłana mailem. Ciekawym pomysłem może być też przygotowanie tekstu korzystając z Markdowna (pliki .md) lub znaczników Wiki - wszystko zależy od tego, gdzie plik zostanie umieszczony.

Warto też przy okazji wspomnieć, że dobrze zrobione notatki w odpowiednim kształcie mogą stanowić podstawę do bardziej formalnych form dokumentacji, jak np. specyfikacji wymagań - warto o tym pamiętać podczas spisywania ustaleń, gdyż być może będziemy w stanie oszczędzić sobie pracy na przyszłość.

Na koniec tej sekcji warto wyróżnić to, aby notatki były w neutralnej formie - jak najbardziej mogą zawierać nasze refleksje i rekomendacje, jednak nie powinny zawierać krytyki, a tym bardziej naszych obserwacji dotyczących nie projektu, a np. zachowania innych osób. Po pierwsze, jest to nieprofesjonalne. Po drugie, zaburza proces wnioskowania u osób czytających notatkę. A po trzecie - przejdźmy do kolejnego punktu.

Czy wysyłać notatkę klientowi?

Zazwyczaj notatkę tworzymy dla siebie, tj. swojego zespołu. W końcu to my, jako software house, powinniśmy wszystko dobrze rozumieć, gdyż to nasze błędy są bardziej widoczne niż błędy klienta. Jednak to założenie nie jest do końca prawdziwe - czasami na spotkaniu padają ustalenia, które pozwalają przyjąć pewne założenia i być może uproszczenia dotyczące projektu. I nawet, jeśli współpraca pomiędzy obiema stronami układa się wyśmienicie, to zawsze istnieje ryzyko, że każda z nich coś inaczej zrozumie, w efekcie czego potem może pojawić się niezgodność albo wręcz konflikt. A gdy nie zostało to zapisane i potwierdzone na czas przez obie strony, to mamy sytuację typu "słowo przeciwko słowu", która jest bardzo niebezpieczna.

Można tego uniknąć poprzez proste działanie - każdą notatkę ze spotkania przesyłamy nie tylko swojemu zespołowi, ale także stronie klienta. Dzięki temu zyskujemy dwie rzeczy:

  • potwierdzenie poczynionych założeń ze strony klienta (a przynajmniej pewność, że go poinformowaliśmy),
  • pewność, że wszystko dobrze zrozumieliśmy.

Zwłaszcza na początkowych etapach projektu warto zwrócić uwagę na korzyści płynące z drugiego punktu - to ten czas, na którym może się okazać, że źle zrozumieliśmy opowieść czy proces klienta i nie ma w tym niczego złego, ale warto jak najwcześniej to skorygować. Choćby po to, aby uniknąć nieporozumień podczas kolejnych rozmów, ale także, aby uniknąć dalszego budowania analizy i oprogramowania na złych fundamentach.

Gdzie umieścić notatki?

O ile klient jak najbardziej może dostać notatki drogą mailową (chyba że ustalono inaczej), to jeśli mają one służyć software house'owi, ta droga nie jest wystarczająca. Nie możemy oczekiwać, że każdy uczestnik projektu za każdym razem pobierze zapiski na swój dysk, gdyż zespół może zmienić się z czasem, a w dodatku miejsce na dysku nie jest stałe. Odpowiednią praktyką jest wykorzystanie jakiejś formy repozytorium, ale niekoniecznie w postaci Gita - mam na myśli raczej mechanizm Wiki lub Markdown, o czym zresztą zdążyłem już dzisiaj wspomnieć. Wiele systemów do zarządzania zadaniami w projekcie dysponuje taką możliwością i warto ją wykorzystać, gdyż wówczas wszystko jest współdzielone i w jednym miejscu.

Podsumowanie

Jak widać, temat robienia notatek nie jest wcale taki prosty. Oczywiście, jeśli ktoś ma lekkie pióro i doświadczenie redakcyjne, to doskonale zna te sztuczki, ale pamiętajmy, że nie wszyscy posiadają takie naturalne zdolności. Pisanie i notowanie, jak każdą umiejętność, trzeba i warto ćwiczyć - zarówno dla siebie samego, jak i dlatego, że może to przyczynić się do lepszego zrozumienia ustaleń w projekcie i uspokoić prace nad nim. A dodatkowo warto zauważyć, że dobrze przygotowane notatki i porządek w dokumentacji stanowią bardzo duży atut wizerunkowy w oczach klienta i świadczą o naszym profesjonalizmie.

Pozdrawiam i dziękuję - Jakub Rojek.

Potrafimy całkiem sporo i co więcej, nasze umiejętności i zasoby są do Twojej dyspozycji. Zerknij na to, co możemy Ci zaoferować.

O autorze

Jakub Rojek

Główny programista i współwłaściciel Wilda Software, z wieloletnim doświadczeniem w tworzeniu i rozwoju oprogramowania, ale także w pisaniu tekstów na różnorakich blogach. Zaprawiony w boju analityk i architekt systemów IT. Jednocześnie absolwent Politechniki Poznańskiej i okazjonalny prowadzący zajęcia na tej uczelni. W wolnych chwilach oddaje się graniu w gry wideo (głównie w karcianki), czytaniu książek, oglądaniu futbolu amerykańskiego i e-sportu, odkrywaniu cięższej muzyki oraz wytykaniu innym błędów językowych.

Jakub Rojek