Prowadzenie swojego przedsiębiorstwa produkcyjnego i/lub usługowego nie jest proste. Powodów jest wiele i nie wszystkie jest czas (oraz miejsce) wymieniać, więc skupmy sie na technicznych aspektach. Otóż, ideą funkcjonowania takiej firmy pod kątem biznesowym jest to, że jej pracownicy dążą do nabywania coraz większej liczby coraz bardziej intratnych zleceń. To oczywiste, jednak pojawia się w związku z tym kilka problemów, wśród których można wymienić między innymi:

• konieczność pamiętania o szczegółach związanych z każdym zleceniem,
• śledzenie daty wykonania i kosztów poszczególnych zamówień,
• monitorowanie aktualnego statusu realizacji zlecenia, aby móc poinformować o tym klienta w razie potrzeby,
• kontrola stanu magazynowego,
• przewidywanie i wiedza o dostawach, które trzeba zamówić w celu uzupełnienia zapasów,
• przechowywanie materiałów związanych z zamówieniami.

Oraz wiele, wiele innych. Krótko mówiąc - wraz ze wzrostem firmy pojawia się więcej danych do przetwarzania, więcej pracowników, klientów itp. Trudniej jest to wszystko zorganizować za pomocą swojej pamięci bądź ręcznych notatek, a nawet odpowiedniego pliku arkusza kalkulacyjnego, który może pomóc, ale nie we wszystkim i niekoniecznie w wygodny sposób. Do tego dochodzi wiedza rozproszona pomiędzy pracowników. W tym miejscu często pojawia się myśl: "a może zainwestowalibyśmy w system IT, który nam pomoże?".

Jest to bardzo dobry wybór i to z kilku względów. Po pierwsze, dobra i odpowiednio dostosowana do naszych potrzeb platforma po prostu spełni swoje zadanie. Po drugie, wprowadzenie takiego systemu świadczy o zaawansowaniu technologicznym firmy. Po trzecie, takie oprogramowanie może przyczynić się do dalszego rozwoju, gdyż pierwszy krok - odblokowujący inne - już został wykonany.

Powstaje jednak kolejny kłopot - wybór oprogramowania. Z jednej strony chcielibyśmy, aby było funkcjonalne i sprawdzone, ale z drugiej zdajemy sobie sprawę, że wielkie systemy tego typu kosztują niemało. Dodatkowa trudność polega na dostosowaniu aplikacji do naszego biznesu - każda branża jest inna, rządzi się swoimi prawami i ma specyficzną terminologię, nie mówiąc już o modelu funkcjonowania konkretnej firmy. W takiej sytuacji wielki system IT może być nie tylko za drogi, ale też zbyt trudny w obsłudze dla mniejszej lub średniej wielkości przedsiębiorstwa, a w dodatku uczynienie go bardziej odpowiednim dla takiego zakładu może być albo niemożliwe, albo trudne procesowo.

I właśnie tutaj na scenę wkracza system, który chcielibyśmy Wam przedstawić - ComMan.

Czym jest ComMan?

Jest to aplikacja webowa, która służy do zarządzania pracą małego lub średniego przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją, świadczeniem usług na rzecz klientów, handlem lub... wszystkim naraz. Ułatwia obsługę zleceń, śledzenie ich statusu, oferuje uproszczone zarządzanie klientami, pozwala rozwijać bazę produktów, generować różne dokumenty (np. WZ-tki), kontrolować proces produkcyjny dla różnych produktów, monitorować i uzupełniać stany magazynowe, a na koniec generować raporty. Jest więc systemem pomagającym prawie w każdej sferze prowadzenia firmy. Dodatkowo, istnieje opcja udostępnienia panelu dla nabywców, dzięki czemu mogą sami dodawać zamówienia do systemu, które mogą zostać następnie obsłużone przez pracowników.

ComMan jest instalowany dla konkretnego klienta (na należącym do niego serwerze), a w międzyczasie rozwijany i dostosowywany na podstawie potrzeb zgłoszonych przez daną firmę. Nie jest to rozwiązanie typowo "pudełkowe", w którym klient kupuje system, instaluje i nie może w nim niczego zmienić. Owszem, taka możliwość też istnieje, jednak ze wszystkimi przedsiębiorstwami, z którymi współpracujemy, przepracowujemy wstępny etap analityczny i projektowy, podczas którego dowiadujemy się, na czym polega działalność klienta, jakie są jej charakterystyczne cechy oraz wspólnie ustalamy, jakie modyfikacje są potrzebne, aby aplikacja rzeczywiście przynosiła korzyści (np. skrócenie czasu obsługi i zwyczajne ograniczenie dezinformacji).

Pewnie zapytacie "no dobrze, ale przedsiębiorstwa są naprawdę różne, więc w jakich system najlepiej się sprawdzi?". Tak naprawdę w większości. Owszem, zapewne znajdą się specyficzne branże lub miejsca, w których bardziej mogłoby pomóc dedykowane rozwiązanie pisane od podstaw, natomiast ComMan w swojej "karierze" sprawdził się lub był analizowany już w:

• firmach oferujących przeglądy,
• przedsiębiorstwach produkujących artykuły spersonalizowane dla klienta,
• zakładach z innymi procesami produkcyjnymi dla różnych, ręcznie wytwarzanych produktów,
• firmach przeładunkowych,
• hurtowniach,
• fabrykach,
• firmach projektowych.

Dla każdego z nich pewna baza programu była dostosowywana do konkretnych warunków pod kątem np. terminów, rodzajów raportów, statusów, szczegółów wyświetlanych list, a nawet dodawane były całe nowe moduły funkcjonalne.

Jakie funkcje posiada ComMan?

Jak już wyżej przedstawiono, system jest jedną aplikacją dostępną przez przeglądarkę internetową, ale oferuje kilka modułów, z których każdy udostępnia pewną pulę funkcji przydatnych w prowadzeniu działalności produkcyjnej i/lub usługowej, które razem współpracują w celu zapewnienia spójnego statusu prac. Oczywiście, nie każdy klient chce korzystać z każdej części ComMana i jak najbardziej możliwe jest wyłączenie konkretnego fragmentu.

Moduł zamówień może mieć mylącą nazwę, ponieważ równie wielu klientów prosi o to, aby gromadzone tutaj informacje nazywały się "ofertami" lub "zleceniami". Główną funkcją tej części systemu jest, oczywiście, umożliwienie zarządzania żądaniami klientów i ustawianiem, a także śledzeniem statusów poszczególnych zgłoszeń. Każde zamówienie posiada ogólne informacje (unikalny numer, opis, daty itd.), listę produktów wchodzących w skład zlecenia, a także pomocnicze pliki oraz zdjęcia. Jest to główny obiekt systemu, wokół którego krążą inne operacje, jak choćby grupowanie czy wersjonowanie (np. można łączyć w pakiet wiele zamówień dla jednego odbiorcy). Sam korzysta z bazy klientów, którą użytkownik może rozwijać (wraz z danymi osób do kontaktu), a także rozbudowanej bazy produktów. ComMan dzieli produkty na oferowane (te, które mogą zamawiać klienci) oraz magazynowe (do których za chwilę dojdziemy). Każdy z nich może należeć do odpowiednich kategorii, mieć opis, wersje, zdjęcia, a także różne atrybuty do wyboru - jest to część, która często ulega dużym modyfikacjom w zależności od środowiska, w którym ma działać system. Moduł zamówień umożliwia również generowanie wielu dokumentów, protokołów i tutaj także inicjatywa co do potrzebnych zestawień leży po stronie odbiorcy systemu.

Drugi w kolejności jest moduł magazynowy, który - jak sama nazwa wskazuje - jest podsystemem ułatwiającym pracownikom firmy w orientowaniu się w aktualnym stanie magazynowym. Nie jest przy tym to tak potężne i przesycowane funkcjami narzędzie jak osobne systemy tworzone w tym celu, które niekoniecznie muszą pasować do małego przedsiębiorstwa. ComMan skupia się na utrzymywaniu bazy produktów magazynowych, czyli takich, które mogą stanowić komponent potrzebny do konstrukcji oferowanego produktu oraz na których można przeprowadzać operacje w rodzaju przyjęcia, wydania, rezerwacji czy zwrotu do producenta. Te (i inne w zależności od potrzeb) system wspiera i automatycznie aktualizuje stany magazynowe, ostrzegając w sytuacjach, gdy spadną poniżej założone poziomu. Użytkownik może również zarządzać dostawami towarów od dostawców i generować dokumenty PZ oraz WZ.

Moduł produkcyjny jest pośrednikiem pomiędzy dwoma poprzednimi modułami i umożliwia automatyczny podział zamówionych produktów na ustalone wcześniej kroki produkcyjne. Jest dostosowany do sytuacji, w której pracownicy, realizując dane zlecenie, chcą na bieżąco zaznaczać aktualny postęp prac i wykonane sztuki, aby kierownictwo mogło na bieżąco śledzić status produkcji. Istnieje możliwość definiowania ścieżek produkcyjnych, również innych dla różnych produktów, określanie działów, a nawet wskazywanie stanowiska, na którym została wykonana praca (na wypadek, gdyby taka informacja była później potrzebna w raporcie). Moduł pozwala również kontrolować proces produkcyjny w zależności od stanu magazynowego komponentów (półproduktów), które są wymagane do realizacji.

Oczywiście, do systemu dostępu ma nie jeden użytkownik, ale potencjalnie wielu, dlatego w standardzie jest moduł użytkowników pozwalający tworzyć ich z różnymi rolami, które determinują dostęp do poszczególnych partii systemu. I tak można tworzyć sprzedawców, którzy mają dostęp tylko do zamówień, magazynierów, pracowników produkcyjnych, różnego rodzaju kierowników, a także innych administratorów z pełnym dostępem. Zdarzało się jednak, że potrzebna była nowa, specyficzna rola dla konkretnego klienta - takie dostosowanie również jest możliwe.

Żaden system do zarządzania nie może się obyć bez modułu raportów i statystyk, na który składają się same raporty, prezentujące różne dane związane np. z realizacją zamówień, ale także ekran kokpitu, na którym dostępne są wykresy oraz wyświetlane są alerty (powiadomienia o rzeczach i datach, na które trzeba zwrócić uwagę) i zadania, które użytkownicy mogą sobie zostawiać, aby pamiętać o wykonaniu pewnej czynności. Wiele razy zdarzało się też, że tworzenie zadań było zautomatyzowane i tworzyły się one samodzielnie po zajściu konkretnego zdarzenia w systemie.

Na deser warto wspomnieć, że tak, jak pracownicy mają pełny dostęp do systemu, tak ComMan może też mieć aktywowany panel klienta umożliwiający tworzenie zamówień nie tylko przez pracowników, ale także samych klientów. Jest to więc okazja dla firmy, aby na swojej stronie domowej udostępniła link dla swoich nabywców, dostarczając tym samym kolejny sposób zamawiania towaru (i to bez kontaktu z człowiekiem, co nie jest bez znaczenia, zwłaszcza w obecnych czasach). W zależności od potrzeb, panel może zostać rozbudowany o funkcje potrzebne w danych warunkach.

Jak wygląda proces wdrażania ComMana?

Przede wszystkim wdrożenie poprzedza tzw. etap analityczny. Kontaktujemy się z klientem i umawiamy na spotkanie, na którym ustalamy, jakie dalsze kroki musimy podjąć, aby w pełni zrozumieć i zamodelować środowisko, w jakim będzie działać przyszły użytkownik i w czym ComMan rzeczywiście może pomóc. Brzmi to identycznie, jak indywidualne podejście do klienta przy dowolnym projekcie IT, jednak w tym przypadku różnica polega na tym, że mamy pewną bazę, którą kształtujemy, a nie tworzymy od nowa. Wstępne spotkania mają na celu ustalenie, jak dużo poprawek będzie potrzebnych i uświadomienie klienta, gdzie będzie leżała rola systemu.

Następnie wyceniane i realizowane są modyfikacje, które są zazwyczaj oddawane w etapach. Najlepiej, gdy dzieje się to już na serwerze docelowym klienta, który może w tym czasie wypróbować aplikację, w efekcie czego proces analizy może być kontynuowany i system coraz bardziej dostosowywany do potrzeb użytkowników. W pakiecie jest również oferowane szkolenie dla pracowników lub instrukcja (w zależności od potrzeb). Po wdrożeniu przyznawana jest również gwarancja na standardowy okres 12 miesięcy, a zazwyczaj (choć nie jest to konieczne) klienci decydują się również na pakiet serwisowy.

Co jest wymagane do działania systemu?

System jest tak naprawdę aplikacją webową, w związku z czym do wdrożenia go do środowiska klienta potrzebny jest serwer. Ponieważ mamy tutaj do czynienia z oprogramowaniem wewnętrznym, nie zawsze potrzebna jest domena, a sam serwer też nie wymaga bardzo mocnej maszyny - system działa zadowalająco nawet na 2 GB RAM-u. W zależności od zasobów klienta, ta kwestia oraz szczegóły dotyczące konfiguracji są określane indywidualne. Ważne jest to, że do korzystania z aplikacji przez użytkownika wymagana jest jedynie przeglądarka internetowa i dostęp do sieci - zauważyliśmy, że dla niektórych klientów jest to niespodziewane, ponieważ do tej pory mieli do czynienia głównie z aplikacjami desktopowymi, instalowanymi bezpośrednio na komputerach pracowników.

Podsumowanie

To zarys celu i możliwości ComMana. System jest używany przez różne firmy od wielu lat i rzeczywiście wykorzystywany do codziennej pracy, ułatwiając tym samym życie małym i średnim zakładom przyjmujących indywidualne zlecenia. Wraz z każdym klientem, uwagą i komentarzem jest poprawiany i wzbogacany o różne funkcje, które są tym cenniejsze, że ich inspiracją są rzeczywiste sytuacje, z jakimi przedsiębiorstwa stykają się każdego dnia.

W przyszłości postaramy się opisać bardziej dokładnie niektóre elementy ComMana, pokazując przy tym, w jakich miejscach procesu mogą przydać się najbardziej oraz jak ich prawidłowo używać. A tymczasem, jeśli chcielibyście dowiedzieć się czegoś więcej o systemie lub jesteście zainteresowani wprowadzeniem go do swojego środowiska - zapraszamy do kontaktu.

Pozdrawiam i dziękuję - Jakub Rojek.